10 soovitust tööaja paremaks planeerimiseks

1. Kavandage tööd. Varuge oluliste ja tähtsate tööde tegemiseks piisavalt aega. Kus võimalik, seal kavandage sellised tööd päeva parimale ja produktiivsemale ajale. Seadke koos juhiga paika eelistused: olulist on palju, kuid valige välja kõige olulisem, millele pühendada oma parim aeg.

2. Tegutsege süsteemselt. Looge oma töödesse endale sobiv rütm ja tempo. Märgake, millal ja millise ajasurve korral väsite või ärritute ning kavandage puhkepause või aega ümberlülitumiseks sellele vastavalt.

3. Planeerige ajasurveta töid. Tegutsege nii, et igas päevas oleks selliseid töid, mida saate teha ilma ajasurveta ja just sellise pühendumise ja kvaliteediga, nagu parimaks peate. Öelge endale „mul on aega” ja kinnitage kaaslastele „meil on aega seda koos teha”. Kavandage olulisteks asjadeks aeg, kus saate süveneda katkestamata.

4. Tehke koostööd. Pakkuge ja küsige abi. Näidake ise üles aktiivsust ja võtke vastutus. Usaldage vahel kaaslasi: kui tunnete, et tööd on palju, olge nõus seda jagama.

5. Kasutage tehnilisi abivahendeid. Taotlege koolitusi, et oma tööd tõhustada ja hõlbustada. Leppige, et vahel on tehniliste vahenditega probleemid.

6. Tegelege iga asjaga ühe korra. Iga meili, sõnumi, dokumendiga tegelege ainult korra (vastake, saatke kellelegi edasi, arhiveerige, tehke märge järeltegevuse kohta, kustutage).

7. Andke kontoll üle. Delegeerige kontroll aja kasutamise üle IT-vahenditele. Seadistage näiteks arvutiekraanile sirutamist-liikumist-võimlemist ergutavad kujutised, mis ilmuvad sinna iga 45 minuti tagant.

8. Jätke vabu auke. Plaanige igasse päeva natuke kavandamata aega – unistamiseks, mõtlemiseks, lugemiseks ja niisama olemiseks.

9. Plaanige aega muuks peale töö. Kavandage oma tööd nii, et jääks aega ka muudele eluvaldkondadele. Plaanige lisaks töödele ka enesearendamist, puhkust jms.

10. Arvestage võõra keskkonnaga. Võõras töökeskkonnas töötamise korral kavandage ümberlülitumisele ja taastumisele rohkem aega. Ajasurvet tajutakse suuremana päevadel, kui töötatakse väljaspool tavalisi tööruume või kontorit, näiteks lähetuses.